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Las asambleas ordinarias y extraordinarias serán convocadas por el directorio o síndico en los casos previstos por la ley o, cuando cualquiera de ellos lo juzgue necesario o cuando sean requeridas por accionistas que representan por lo menos el 5 % del capital, si los estatutos no fijaran un número menor.
Aunque el presidente de la comunidad de vecinos puede convocar más reuniones en caso de ser necesario. Como se puede notar, en las reuniones de propietarios se tratan temas que son del interés de todos los vecinos, por lo que es importante que estos puedan asistir.
La convocatoria de la Asamblea debe ser publicada o colocada en un lugar visible en las inmediaciones del condominio y, si es posible, puede ser enviada a los correos de los condóminos; en el caso de la Asamblea ordinaria, se comunicará siete días antes de la fecha programada.
Ricardo Cadena, administrador de propiedad horizontal, seala que las personas autorizadas para citar a la asamblea son el presidente de consejo y el revisor fiscal.
En dicha convocatoria, debe estar muy clara: fecha, lugar y hora de la asamblea. “La ley 675 no indica una antelación mínima de días para la citación de las asambleas extraordinarias, pero se recomienda revisar el reglamento de propiedad horizontal, dado que allí se puede especificar esos plazos.
¿Quién convoca las juntas de vecinos? Dentro del órgano de gobierno de las comunidades de propietarios, la figura del Presidente de la comunidad es quien realiza la convocatoria de las Juntas, conforme a la forma establecida en el art. 9 de LPH.
Notificación: Es necesario informar a todos los propietarios de manera clara y oportuna sobre la convocatoria de la asamblea extraordinaria. Utiliza medios como correos electrónicos, cartas físicas o incluso tablones de anuncios en las áreas comunes de la copropiedad.
Artículo 81. - Las asambleas serán convocadas por los gerentes; si no lo hicieren, por el Consejo de Vigilancia, y a falta u omisión de éste, por los socios que representen más de la tercera parte del capital social.