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Se anotara el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, asi como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega. Se registrara el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el inventario, asi como el lugar y la fecha en que se recibio.
Formato unico de inventario documental (FUID)
¿Que es el formato unico de inventario documental (FUID)? El inventario documental, segun el Archivo General de la Nacion (AGN), constituye un instrumento archivistico de recuperacion de informacion que describe de manera exacta y precisa las series o los asuntos de un fondo documental.
El Inventario Documental es una herramienta archivistica que describe la relacion sistematica y detallada de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la organizacion de las series documentales y que el articulo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administracion Publica a
CODIGO. NOMBRE DE. LA SERIE, SUBSERIE. O ASUNTOS. FECHAS EXTREMAS. (aaaa-mm-dd) UNIDAD DE CONSERVACION. NUMERO. DE. FOLIOS. SOPORTE FRECUENCIA. DE. CONSULTA. NOTAS. Inicial. Final. Caja. Carpeta. Tomo. Otro.
Las transferencias documentales se deben realizar mediante la aplicacion de las Tablas de Retencion Documental, TRD y Tablas de Valoracion Documental, TVD vigentes y la elaboracion de inventarios documentales; solo podran transferirse los expedientes que una vez cerrados, han cumplido su tiempo de retencion en la